Lediga jobb som VD-sekreterare i Härnösand

Vill du vara med och skapa de bästa förutsättningarna för en likvärdig utbildning? Vi på Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM, arbetar för att alla barn, elever och vuxenstuderande med funktionsnedsättning ska nå målen för sin utbildning.

Vi erbjuder stöd till förskolor och skolor i hela landet som vill skapa lärmiljöer som är utvecklande och tillgängliga. Vi driver också specialskolor, fördelar stadsbidrag och utvecklar läromedel.

Som medarbetare hos oss får du arbeta för allas lika värde i en organisation där delaktighet och engagerade medarbetare värderas högt. Vi ser ett stort värde i att ha medarbetare som mår bra och satsar därför mycket på friskvård och kompetensutveckling. Hos oss har du frihet att påverka ditt arbete. Mer om vad vi erbjuder kan du läsa på www.spsm.se/ledigajobb


Vi söker nu en GD-sekreterare till Generaldirektörens sekretariat. Placeringsorten för tjänsten är Härnösand. GD-sekretariatet är ett administrativt nära stöd till generaldirektören och omfattar för närvarande förutom GD fyra medarbetare, enhetschef, två sakkunniga och en GD-sekreterare.

ARBETSUPPGIFTER
GD-sekreteraren har en av myndighetens viktigaste roller och fungerar som ett sammanhållande kitt så att myndighetens centrala processer fungerar smidigt. Ordning och reda är viktiga grundstenar för att nå ett gott resultat.

Arbetsuppgifterna innebär bland annat att:
• Vara ett nära stöd i till generaldirektören i vardagen såsom att koordinera förfrågningar och hantera gds mail och kalender
• Administrera GD-beslut, föredragningar samt upprätta beslutsförslag i samråd med chefsjuristen.
• Sköta det administrativa, vara sekreterare vid och upprätta protokoll för myndighetens återkommande möten med externa intressenter såsom insynsråd, intresseråd och ungdomsnätverk.
• Vara med och arrangera större evenemang såsom utvecklingsdagar för myndighetens chefer.
• Ansvara för att generaldirektörens allmänna handlingar diarieförs.
• Tillse att remissvar administreras.
• Ge annat löpande administrativt stöd vid behov.

Vänta inte med din ansökan eftersom intervjuer även kommer göras löpande.

Eftersom myndigheten finns i hela landet har vi ett digitalt arbetssätt, men resor kan också förekomma.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:
• Erfarenhet av att vara ett nära administrativt stöd till en högt uppsatt chef i offentlig
förvaltning, privat näringsliv eller närliggande sektorer.

Det är meriterande med:
• Tidigare erfarenhet som GD-Sekreterare.
• Studier från högskola, universitet eller annan eftergymnasial utbildning inom ett för
specialpedagogiska skolmyndigheten relevant område.
• Erfarenhet av arbete på en myndighet eller kommun, gärna inom förvaltning, administration eller styrning.
• Erfarenhet från skolvärlden eller ett för Specialpedagogiska skolmyndigheten relevant område.
• Erfarenhet av att arrangera möten, konferenser eller andra större sammankomster.
• Hög förmåga att uttrycka dig tydligt och korrekt på svenska och engelska. Kunskap i svenskt teckenspråk är meriterande.
• Goda kunskaper i system för verksamhetsplanering, uppföljning och ärendehantering (exempelvis Stratsys och W3D3).
• Goda kunskaper i Officepaketet och digitala mötesverktyg såsom Teams, Zoom och Skype.

Som person trivs du med att arbeta i en verksamhet som är i ständig utveckling och förbättring. Du bidrar till gott samarbete och goda relationer på alla nivåer i organisationen. Du är tillgänglig, serviceinriktad och prestigelös, med god förmåga att söka lösningar tillsammans med andra. Du har lätt för att se helheten och har förmåga att prioritera och arbeta självständigt. Du är ansvarstagande, kvalitetsmedveten, har hög integritet, och lätt för att anpassa dig efter skiftande förutsättningar och behov. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.



ÖVRIGT
Vid all rekrytering sätter vi värde på de kvalitéer som jämställdhet och mångfald tillför verksamheten. Utdrag från belastningsregistret ska visas upp inför anställning.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss denna gång alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp. Visa mindre

Vi söker en politisk sekreterare/verksamhetsassistent som självständigt ska utföra administrativa och organisatoriska arbetsuppgifter på uppdrag av 1e ombudsmannen och ledningen för s-gruppen i regionen. Arbetsuppgifterna innebär bland annat mötes-/konferens- och utbildningsadministration i verksamhetens inom partidistriktet och för partiverksamheten för de förtroendevalda inom regionen.
Information, förberedelser, bokningar, anteckningar och protokoll under möten, uppföljning och dokumenthantering, samt utvärdering. Arbetet innehåller även att arrangera externa möten och aktiviteter med kontakter både externt och internat, samt att samordna och utveckla informationsflödet inom verksamheten. Du uttrycker dig väl i tal och skrift. Hantering av medlemssystem, webbplats, socialamedier och andra verktyg ingår.
Vi söker en utåtriktad och representativ person såväl utåt mot medborgare, samarbetspartners och tjänstemän såväl inåt i organisationen mot medlemmar och förtroendevalda.
Minst gymnasienivå, i övrigt adekvat utbildning eller erfarenhet. Stor vikt kommer att läggas på personlig lämplighet.
Du är van att ta egna initiativ, kan organisera ditt arbete självständigt, är lösnings- och serviceinriktad. God datorvana är nödvändig då du kommer arbeta i flera olika program i din dagliga tjänst. Det är viktigt att du har en förmåga att snabbt ställa om och vara flexibel då arbetet ibland innebär snabba tempoväxlingar. 
Meriterande är kunskaper om arbetarrörelsen, dess organisation, arbetssätt och beslutsordning.
Önskvärt med B-körkort, och tillgång till bil men är inget krav.
Du delar självklart arbetarrörelsens värderingar, tidigare engagemang inom socialdemokraterna, fackföreningsrörelsen eller andra idéburna organisationer är meriterande.
Arbetstiden är oreglerad och en del av arbetet sker på kvällar och helger tillsammans med våra ideellt arbetande medlemmar.
Tjänsten som politisk sekreterare är tidsbegränsad anställning enligt Kommunallagen fram till 2022-12-31 med möjligheter till fortsättning. Tjänsten ger även lagligrätt till tjänstledighet från ordinariearbete. Sysselsättningsgrad är 100%. Anställningen kan komma att inledas med en provanställning. Tillträde så snart som möjligt efter överenskommelse. Urval och intervjuer sker löpande. Visa mindre

Absolicon är ett börsnoterat svenskt solenergiföretag som utvecklar, tillverkar, säljer och levererar robotiserade produktionslinor för koncentrerade solfångare. Företaget har tekniken för att genomföra den viktiga omställningen från fossila bränslen till koncentrerad solenergi och har som mål att växa med hela världen som marknad. Organisationen består idag av ca 40 anställda som arbetar med forskning, utveckling, tillverkning, inköp, försäljning och leverans. I samband med tillväxten rekryteras nu fler medarbetare som vill vara med på Absolicons äventyr ute i världen. Läs mer på www.absolicon.se
Är du en duktig administratör som anser att en välskött administration är grundbulten i en organisation? Tycker du om att arbeta proaktivt och att vara den som har koll på läget? Trivs du som bäst i en serviceinriktad roll och att få känna dig behövd och uppskattad? Då ska du söka tjänsten som Executive Assistant till Absolicon, ett snabbt växande företag inom förnyelsebar energi, vars produkter finns etablerade på den internationella marknaden. I denna, helt nya roll, blir du vårt efterlängtade administrativa stöd. Som nyckelperson främst för VD men även för övrig ledning så arbetar du brett och möjliggör för ett bra och effektivt arbete inom hela organisationen. Dina arbetsuppgifter innefattar:
· Hantera och underhålla VD:s kalender samt prioritera tid, uppgifter och förfrågningar.
· Stötta VD med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering.
· Vara sammanhållande och säkerställa att styrelsemöten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid styrelsemöten och föra protokoll samt följa upp styrelsebeslut.
· Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen samt även externt med kunder, intressenter, samarbetspartners, aktieägare m.fl.
· Planera, organisera och koordinera allt från mindre aktiviteter till stora konferenser.
· Ta emot och interagera med bolagets gäster.
· Hantera uppgifter som rör Talent Management såsom stöd vid rekryteringar på ledningsnivå, personalförmåner, hitta och värva akademiker från utländska och svenska universitet.
· Övrig administration uppdatera och utveckla mallar, dokument, presentationer, personalhandbok.
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och som kan skapa struktur, hitta nya arbetssätt, utveckla och effektivisera. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.
Du är flytande i både tal och skrift i svenska och engelska, meriterande med andra språkkunskaper. Vi förutsätter att du är en god användare av program inom MSOffice samt sociala medier. Tjänsten avser heltid, anställning hos Absolicon med placering i Härnösand.
Rekryteringen sker i samarbete med Rutinera i Sundsvall, för mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterare Petra Elf [email protected] 070-760 64 47. Din ansökan registrerar du på www.rutinera.se OBS! Ange att du söker tjänsten: ”Executive Assistant Absolicon” då urval och intervjuer sker löpande vill vi ha din ansökan omgående, dock senast den 9 januari 2022. Visa mindre