Lediga jobb som Chefssekreterare i Härnösand

Som medarbetare i Härnösands kommun är ditt främsta uppdrag att tillsammans med dina kollegor ge god service till invånare och gäster.
Vår kultur ska präglas av tillit, nyfikenhet och lärande och vi vill att du ska ha ett långsiktigt hållbart arbetsliv.

Vi är övertygade om att vårt förhållningssätt till varandra och vårt arbete har en direkt koppling till invånarnas upplevelse av våra välfärdstjänster. Vi är också säkra på att jämlikhet och mångfald utvecklar och höjer kvaliteten på våra verksamheter.
Vi uppmuntrar ett livslångt lärande och ger dig möjlighet till utveckling och karriär.Verksamhet
Barn- och familjeenheten utvecklas ständigt och nu söker vi efter dig som vill arbeta tillsammans med oss i din roll som chefsstöd, som är en central funktion inom enheten. Du kommer att arbeta tillsammans med ett 40-tal engagerade och kompetenta medarbetare. Vi söker dig som är trygg, positiv, kreativ och engagerad.

Enheten ansvarar för målgruppen barn/unga 0-18 år och deras familjer. Enheten är organiserad i en mottagningsgrupp, utredningsgrupp, insatsgrupp (placeringar av barn och unga), familjerättsgrupp och ett resursteam. Medarbetarna på resursteamet arbetar förebyggande och uppsökande men de är också utförare av öppna insatser som beviljats av socialsekreterare. Receptionister, handläggare och administrativ personal ingår också i enheten. Administratörernas främsta uppgift är att avlasta socialsekreterare med administrativa arbetsuppgifter.

Arbetet inom enheten bedrivs med fokus på tillgänglighet, service, gott bemötande, rättssäkerhet, samverkan och barnrättsperspektivet. Främjande och förebyggande arbete samt tidiga lättillgängliga insatser är ett prioriterat område. Samverkan är en stor del av vårt arbete, framförallt i våra individärenden men också när det gäller samverkansmodeller och utvecklingsfrågor.

Arbetsuppgifter
Som chefsstöd kommer din främsta arbetsuppgift vara att stödja och avlasta ledningsgruppen inom enheten och framförallt enhetschefen. Du kommer arbeta med administrativa arbetsuppgifter på uppdrag av och i nära samarbete med enhetschefen. Arbetsuppgifterna innebär bland annat rekrytering- och bemanningsfrågor, planering av verksamhet, introduktion av nya medarbetare tillsammans med ledningsgruppen, dokumentation i olika former, revidering och upprättande av rutiner, uppföljningar och insamling av underlag, uppdatering av hemsidan och insidan, lokalfrågor och mycket annat.

Hybridarbete erbjuds i viss omfattning efter överenskommelse med chef. Förtroendearbetstid tillämpas och är en individuell överenskommelse mellan chef och arbetstagare. Flexibel arbetstid/flextid kan också erbjudas. 

Kvalifikationer
- Socialadministratör eller annan likvärdig eftergymnasial utbildning.
- Du ska kunna uttala dig väl i tal och skrift på svenska. 
- Körkort krävs.

Meriterande
- Erfarenhet av att arbetat inom socialtjänstens barn- och familj som stödfunktion och med administrativa arbetsuppgifter.
- God datorvana och erfarenhet av att hantera olika verksamhetsystem. Vi ser gärna att du har erfarenhet av verksamhetssystemet
Lifecare IFO.

Stor vikt läggs på personlig lämplighet. Arbetsuppgifterna kräver att du kan arbeta på uppdrag samtidigt som du har god initiativförmåga och kan arbeta självständigt. Som person är du ansvarstagande, strukturerad, flexibel och lojal. Som person har du lätt för att samarbeta.

Övrig information
Rekrytering sker löpande så vänta inte med din ansökan.
Tillsvidareanställning på heltid.
Tillträde efter överenskommelse men så snart som möjligt.

Lön
Individuell lönesättning

Fackliga representanter:
Härnösands kommuns växel 0611-34 80 00

Härnösand i Höga Kusten är platsen för dig som gillar det nära och enkla livet. Här kan du bo nära havet, naturen och kulturen. Vad du än är intresserad av så finns det bara några minuter bort. Ena stunden på jobbet – i nästa på havet, i skogen eller på konsthallen. Välkommen till Härnösand!

Säkerhetsprövning
Vissa befattningar är placerade i säkerhetsklass och då kommer en säkerhetsprövning med registerkontroll att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du behöver i vissa fall vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen vill vi att du söker tjänsten via denna annons. Vi tar inte emot ansökningar på annat sätt. Om du har skyddad identitet kontakta ansvarig rekryterare. Visa mindre

Arbetsbeskrivning
Är du en strukturerad person som vill ha ett omväxlande och spännande arbete inom Svenska kyrkan? Har du känsla för service och erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, till exempel som chefssekreterare?

Vi söker en chefssekreterare med huvudsaklig uppgift att bistå biskop och stiftsdirektor med administrativt stöd.

Ansvarsområden
Biskop och stiftsdirektor har en mängd olika arbetsuppgifter och uppdrag vilket gör även den stödjande rollen mångfacetterad. 
I arbetsuppgifterna ingår:
Sedvanliga administrativa uppgifter som att ansvara för bokningar, logistik och administration i samband med möten, boka och förbereda resor och konferenslokaler
Samverka med biskop och stiftskansliets medarbetare i planering av visitationer, utbildningar och andra sammankomster
Hantera biskopens kalender
Ta emot samtal och förfrågningar från dem som söker kontakt med biskopen


Arbetstider
Tjänsten är på heltid. Vi tillämpar årsarbetstid. Huvudsaklig arbetstid är måndag till fredag 08.00-16.45. 
Anställningsstart enligt överenskommelse.

Kvalifikationer
För att passa i rollen behöver du vara strukturerad och kunna ta ansvar för ditt arbete samt driva dina processer framåt. Du har fallenhet för administration och är intresserad av att utveckla välfungerande rutiner. Du vill leverera god service, är bra på att samarbeta och har förmåga att reda ut oplanerade situationer. I och med att du kommer att hantera konfidentiell information är det viktigt att du har integritet. Du är lojal med svenska kyrkans värderingar.

Arbetet innebär många sociala kontakter vilket kräver god kommunikationsförmåga. Vi ser därför att du har mycket goda kunskaper i det svenska språket i både tal och skrift. Det är en fördel om du även har goda kunskaper i engelska.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Utöver detta ska du ha:
Relevant eftergymnasial utbildning samt flera års erfarenhet inom administration och service, där du till exempel arbetat med kvalificerade sekreteraruppgifter
Mycket goda kunskaper i Officepaketet
B-körkort. Resor i tjänsten förekommer, ibland med övernattning


Ansökan
sista ansökningsdag 2021-11-08
Ansvarig rekryterare: Hanna Sundberg, Randstad [email protected]
Enhetschef Erika Lindström, 0611-254 27

Om företaget
Härnösands stift är ett av tretton stift inom Svenska kyrkan. Stiftets uppgift är att främja och ha tillsyn över församlingsliv och förvaltning i församlingar och pastorat. Det sker bland annat genom utbildning och fortbildning av församlingarnas förtroendevalda, anställda och ideella medarbetare. Stiftet har även förvaltande uppgifter. Geografiskt omfattar stiftet landskapen Jämtland, Härjedalen, Medelpad och Ångermanland. Vid stiftskansliet, som ligger i Härnösand, arbetar cirka 50 anställda. Visa mindre

Länsstyrelsen är en mångsidig myndighet med bred kompetens inom många olika samhällsområden. Vi arbetar för hållbar utveckling i hela länet och för att genomföra de uppdrag vi får från riksdag och regering så klokt och effektivt som möjligt. Hos oss gör du stor samhällsnytta.

Vi erbjuder dig en bra arbetsmiljö med stimulerande och utmanande arbetsuppgifter. Det finns goda möjligheter till kompetensutveckling för alla medarbetare. Vi har flexibla arbetstider och arbetssätt för att kunna skapa bra förutsättningar att förena arbetsliv och privatliv.

Västernorrlands län har en storslagen natur och består av både kust och inland. Länsstyrelsen finns i Härnösand, mellan Sundsvall och Örnsköldsvik. Vi har goda pendlingsmöjligheter, både längs kusten och inåt landet. I dag arbetar cirka 260 medarbetare hos oss. Landshövding Berit Högman är chef för länsstyrelsen Västernorrland.

Läs mer om vår verksamhet och våra förmåner på www.lansstyrelsen.se/vasternorrland


Enheten för kommunikation och samordning är ansvarig för länsstyrelsens kommunikation och representation med mål att skapa en sammanhållen och tydlig bild av Västernorrland och länsstyrelsen. Enheten verkar för att ledning, chefer och medarbetare har vilja, möjlighet och förmåga att ta sitt kommunikativa ansvar. Det görs i samarbete med andra enheter samt genom rådgivning, utbildning, verktyg och metoder i kommunikations- och representationsfrågor. Vi ansvarar också för ledningsstöd runt landshövding och länsråd samt förvaltning och drift av residenset. Vi söker nu en vikarierande administratör/ledningssekreterare till och med september 2023.

ARBETSUPPGIFTER
Arbetet som administratör/ledningssekreterare innehåller flera varierade arbetsuppgifter utifrån behov, och kan variera över tid. Huvuduppgiften är att utgöra ett nära och kvalificerat stöd för landshövding och länsråd. I arbetsuppgifterna ingår många interna och externa kontakter. Resor i tjänsten kan förekomma. Uppgifter som ingår är bland annat;

• Mötesbokningar, mail- och kalenderhantering
• Samordna interna och externa möten
• Boka resor, möten och konferenser
• Ansvara för vissa inköp och fakturahantering
• Administrativt stöd i och med länsledningens möten
• Skriva minnesanteckningar och protokoll samt viss handläggning och diarieföring
• Kommunikativa uppgifter som ex. inbjudningar och inlägg i sociala medier
• Servicestöd på kontoret och på residenset


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som är professionell i din yrkesutövning och som har ett prestigelöst förhållningssätt. Du kan motsvara höga krav på snabba och effektiva leveranser. Du hanterar olika situationer på ett effektivt sätt, utan att göra avkall på noggrannhet och kvalitet. Du är strukturerad med en hög serviceinriktning och är tillmötesgående samt har lätt för att samarbeta.

Du har goda språkkunskaper i svenska och förmåga att uttrycka dig med lätthet i tal och skrift. Du har även goda språkkunskaper i engelska. Du har också goda datakunskaper och vana vid att arbeta med att samordna digitala möten, informationshantering och att arbeta i olika Microsoft-Office produkter.
Vi fäster stor vikt vid den personliga egenskaper och lämpligheten för tjänsten.

Du har akademisk utbildning eller annan eftergymnasial utbildning som är relevant för tjänsten, eller motsvarande erfarenhet som arbetsgivaren bedömer är likvärdig.
Det är meriterande med erfarenhet inom liknande arbetsuppgifter samt arbete inom offentlig förvaltning.


ÖVRIGT
Länsstyrelsen tillämpar kompetensbaserad rekrytering. Som ett led i detta kan arbetsprov komma att tillämpas.

För att arbeta hos oss måste du dela länsstyrelsens värdering om alla människors lika värde. Delar av länsstyrelsens verksamhet är hbtq-certifierad.

Hos oss på länsstyrelsen är vissa befattningar placerade i säkerhetsklass. Det kan innebära att en säkerhetsprövning och registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) genomförs innan anställning. I vissa fall krävs svenskt medborgarskap.
Vid tillsvidareanställning blir du automatiskt krigsplacerad hos oss. Visa mindre